ما هي الأرشفة الإلكترونية؟ وما أبرز إيجابياتها وسلبياتها؟

ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

يُمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية (Electronic Archive) على أنّها العملية التي يتم فيها تخزين المستندات والبيانات الإلكترونية، وفهرستها، وتصنيفها، وإدارتها، لضمان سلامتها والاحتفاظ بها، للرجوع لها عند الحاجة إليها.^[١]

تجدر الإشارة إلى أنّ الأرشفة الإلكترونية تُستخدم عادًة للبيانات التي لم يعد لها حاجة في الوقت الحالي، أو لم يعد بالإمكان التعديل عليها، كما لا يُمكن إتلافها باعتبارها بيانات مهمة يُمكن أن يتم الرجوع لها في المستقبل لأغراض التدقيق أو غير ذلك، لذا يتم أرشفتها بدلاً من حذفها بشكلٍ نهائي، وهنا تكمُن أهمية الأرشفة الإلكترونية.^[١]

إيجابيات الأرشفة الإلكترونية

يوجد العديد من الإيجابيات والمميزات لعملية الأرشفة الإلكترونية، منها ما يأتي:^[٢]

• عدم الحاجة إلى مساحة تخزينية كبيرة مقارنةً بالأرشيف والبيانات الورقية والتي تحتل مساحات واسعة.
• توفير الوقت المُستَهلك في عمليات البحث أو الفرز في المستندات الورقية.
• توفير العديد من التكاليف المادية المتعلقة بشراء الأوراق، والطباعة، وإرسال الفواتير والإيصالات، وغيرها الكثير.
• تسهيل عمليات البحث عن المعلومات، وإمكانية الوصول إليها والعمل على تبادلها دون التقيد بالوجود في المكتب أو في أيّ مكان معين.
• إمكانية عرض المعلومات المؤرشفة على مختلف الوسائط والأجهزة الإلكترونية.
• الحد من مخاطر تعرض المستندات والوثائق للتلف والفقدان نتيجة بعض العوامل الخارجية، مثل تعرضها للاحتراق أو التلف بواسطة الماء.
• إمكانية معرفة التغييرات التي تمّ إجراؤها على البيانات المؤرشفة بسهولة، سواء الوقت، أو التاريخ، أو أسماء الأشخاص الذين قاموا بالطلاع عليها أو غير ذلك.^[٣]
• الحفاظ على البيانات المؤرشفة من الاختلاط ببيانات الأقسام الأخرى، حيث يُعتبر هذا الأمر شائعًا عند أرشفة البيانات بالطريقة التقليدية.^[٣]

سلبيات الأرشفة الإلكترونية

على الرغم من أهمية الأرشفة الإلكترونية للشركات والمؤسسات، إلا أنّ هذه العملية لها العديد من السلبيات والعيوب، ومن سلبيات الأرشفة الإلكترونية ما يأتي:^[٤]

• الكلفة المادية العالية، ولا سيما عند وجود مجموعات كبيرة من البيانات التي تحتاج إلى عملية أرشفة، وحيث يتطلب ذلك شراء أجهزة وبرامج خاصة لإتمام هذه العملية، وهذه الأجهزة في كثير من الأحيان تكون باهظة الثمن.
• يُعد العمر الافتراضي لكل من الأجهزة والبرامج اللازمة لعملية الأرشفة قصير نسبيًا، الأمر الذي سيضطر الشركة أو المؤسسة إلى استبدال هذه الأجهزة كل 18 شهراً، أما البرامج الإلكترونية فهي تحتاج للتغيير كل سنتين إلى ثلاث سنوات.
• قد تتعرض الملفات والبيانات الموجودة في وحدة الأرشفة الإلكترونية إلى العديد من المخاطر والانتهاكات الأمنية الكبيرة، إذ إنّ احتمال حدوث اختراقات وارد جدًا، الأمر الذي قد يتسبب في وقوع معلومات وبيانات الشركة في الأيدي الخطأ، ولا سيما إذا كانت هذه البيانات شديدة السرية والأهمية.
• تحتاج عملية الأرشفة الإلكترونية إلى موظفين مدربين ومتخصصين، الأمر الذي قد يحمل الشركة أعباء مادية جديدة.^[٢]
• احتمالية تعرض البيانات المؤرشفة إلى التلف أو فقدانها وخسارتها، وذلك ما لم يتم توفير بيئة للتخزين مناسبة وجيدة التهوية.^[٢]
• في كثير من الأحيان قد يكون من الصعب حذف البيانات المؤرشفة أو إجراء أيّة تعديلات عليها.^[٢]