مع الكميات المتزايدة من المعلومات والبيانات، هناك حاجة إلى مساحة أكبر وأكثر لحفظ البيانات وإدارتها بطريقة أكثر أمان، في وقتنا هذا، توفر الأرشفة الرقمية أو الإلكترونية حلاً رائعاً للتعامل مع البيانات.[١]
أهمية الأرشفة الإلكترونية
تستخدم أنظمة الأرشفة الإلكترونية (Electronic archiving) لتخزين المستندات والبيانات الإلكترونية وفهرستها وتصنيفها وإدارتها مع ضمان الاحتفاظ بها وسلامتها، لأغراض قانونية أو تاريخية أو لأغراض التدقيق، ويتم التخزين باستخدام الأشرطة أو الأقراص المضغوطة أو غيرها من الوسائط طويلة المدى،[٢] ويمكن أن تتنوع هذه البيانات من الملفات النصية إلى ملفات الصور، ومن مقاطع الفيديو إلى جداول البيانات، وغير ذلك الكثير،[٣] ويمكننا القول أن الأرشفة الإلكترونية للوثائق هي جزء لا يتجزأ من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لشركة حديثة.
فوائد الأرشفة الإلكترونية
عند تطبيق الأرشفة الإلكترونية يمكن الحصول على عدة فوائد كالتالي:
التقليل من التكاليف
لا توجد حاجة لتخزين الورق والملفات، فهناك وفورات في المخزون واللوازم المكتبية، وإذا كانت هناك فروع أو مواقع متعددة للشركة، فستكون الأرشفة الرقمية مثالية، حيث لا توجد ضرورة إلى الاستثمار في نقل البيانات وإرسالها إلى مواقع أخرى.[٤]
الحفاظ على البيئة
يتطلب حفظ البيانات تقليديًا الكثير من الموارد، واحد منهم الورق، ولا يعتبر استخدام الورق خيارًا صديقًا للبيئة، واليوم نحن نعيش في عالم لا تستطيع فيه أي شركة تجاهل المسؤولية الاجتماعية للشركات، لذا فإن التخلص من الورق باستمرار دون الإضرار بالبيئة ليس فقط سيئًا على البيئة ولكنه يضر أيضًا بصورة الشركة، لذلك عندما تتحول إلى الأرشفة الرقمية، فهذه خطوة في اتجاه الاستدامة، فالأرشفة الرقمية لا تضمن استخدام الورق والمواد الأخرى التي يمكن أن تدمر البيئة.[٤]
توفير المساحات
يمكن أن تؤدي إزالة المستندات المادية إلى توفير مساحة مكتبية تمس الحاجة إليها لمزيد من المكاتب في حالة تعيين المزيد من الأشخاص.[٥]
توفير الوقت
يكون البحث عن مستند أو مجموعة ملفات معينة أسرع بشكل ملحوظ باستخدام نظام إدارة رقمي، مما يوفر وقتًا ثمينًا في البحث عن الورق الذي ربما يكون قد فقد أو في غير مكانه، فعند العمل بأنظمة الأرشفة يتم تجميع المعلومات معًا في سياق العمل الصحيح، على سبيل المثال يتم تجميع المعلومات حول عمليات ومواضيع تجارية محددة، لمساعدة الموظفين في العثور بسهولة على ما يحتاجون إليه وتسريع إنجاز الأعمال المختلفة في الشركة.[٥]
تقليل مخاطر المسؤولية
من خلال الأرشفة الإلكترونية، تتمتع الشركات بإمكانية الوصول على مدار الساعة إلى جميع المستندات المهمة، على سبيل المثال: المستندات المتعلقة بالإنتاج والاختبار والتفتيش والتسليم والصحة والسلامة المهنية والامتثال للجودة وغيرها، تتم أرشفة هذه المستندات بما يتماشى مع متطلبات التدقيق، مما يعني أنه يمكن المحاسبة عنها في جميع مراحل دورة حياتها، حيث يتم تسجيل كل شيء، من وقت وكيفية إنشاء المستند، إلى من غيّر ماذا وكيف تم أرشفته، يمكن أن يوفر هذا حماية حاسمة ضد العواقب القانونية والمالية في حالة قضايا المسؤولية.[٥]
الامتثال
يمكن أن توفر الرقمنة سجلات أكثر شمولاً للوثائق واسترجاعًا فوريًا للامتثال التنظيمي، بينما في كثير من الحالات يجب الاحتفاظ بنسخ مادية من السجلات لأغراض الامتثال.[٢]
عيوب الأرشفة الإلكترونية
بالرغم من الفوائد المتحققة من تنفيذ الأرشفة الإلكترونية، إلا أن لها بعض العيوب المتعلقة بتخزين المستندات إلكترونياً، وأهمها يتعلق بالتكلفة والأمن:
الأمن والحماية
تنطوي القدرة المتزايدة على مشاركة المعلومات لنظام إدارة السجلات الإلكترونية على مخاطر أمنية كبيرة، لذلك، ما لم يتم اتخاذ تدابير كافية للحماية من الاختراقات، فقد ينتهي الأمر بمعلومات الشركة السرية في الأيدي الخطأ، علاوة على ذلك، يمكن أن تصبح إدارة السجلات مشكلة عند انسداد النظام بسجلات غير ضرورية (مثل التكرارات)، ليس من غير المألوف العثور على مواقف يكون فيها قدر كبير من السجلات فهذا يشبه البريد غير الهام.[٢]
التكلفة
عندما تقرر منظمة تخزين بياناتها الورقية إلكترونيًا، فعادة ما تكون هناك كميات هائلة من البيانات التي تحتاج إلى مسح ضوئي وتحويلها إلى تنسيق رقمي، والأجهزة والبرامج اللازمة لهذا التمرين ليست رخيصة، لا سيما عندما تفضل الشركة القيام بكل شيء داخل الشركة، وبغض النظر عن التكاليف الأولية، فإن العيب الكبير في الأنظمة الإلكترونية هو العمر الافتراضي القصير نسبيًا لكل من الأجهزة والبرامج، وقد تتطلب الأجهزة استبدالها في أقل من 18 شهرًا بينما يتغير البرنامج كل 2-3 سنوات.[٢]
المراجع
- ↑ "Digital archiving", sergroup, Retrieved 10/2/2022. Edited.
- ^ أ ب ت ث Stan Garfield (15/6/2017), "Archiving, Document Management, and Records Management", medium, Retrieved 10/2/2022. Edited.
- ↑ archiving systems are used,and integrity throughout their lifecycle. "Electronic Archiving System", digitalberry, Retrieved 10/2/2022. Edited.
- ^ أ ب "Top 3 benefits of performing digital archiving", jenji, Retrieved 10/2/2022. Edited.
- ^ أ ب ت "Pros and cons of electronic document storage", accessrecordsmanagement, Retrieved 10/2/2022. Edited.
