تعرف الأرشفة أنها القيام بحفظ الوثائق الهامة أو العامة المهمة بمكان خاص للرجوع إليها بسهولة وقت الحاجة، حيث يتم تصنيفها وفق مجموعات من المعلومات ذات دلالات مفيدة ونافعة، ومع التطورات السريعة على مدار الوقت ظهر ما يعرف بالأرشفة الإلكترونية، فما هي؟[١]


الأرشفة الإلكترونية

تشبه الأرشفة الإلكترونية النظام اليدوي لحفظ المستندات ولكن بشكل مطور حيث يتم نقل وإدخال الملفات إلى وسائط الحفظ المختلفة كالحواسيب أو الشرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية أو الفلاش وغيرها، حيث تكمن أهمية الأرشفة الإلكترونية بأنها تستخدم كأداة مساندة لحفظ جميع المعلومات المهمة من الضياع أو التلف.[٢][٣]


مراحل الأرشفة

سندرج تاليا المراحل التي مرت بها الأرشفة الإلكترونية حتى وصلت إلى ما هي عليه اليوم:[٤][٥]

  • المرحلة الأولى: ظهرت الأرشفة الإلكترونية في ثمانينات القرن الماضي بشكلٍ مختصر فقد اقتصر الأمر على أرشفة الوثائق شبه النشطة فقط كالوثائق العسكرية فقد وجب حفظها من الإتلاف لأهميتها.
  • المرحلة الثانية: تطور مفهوم الأرشفة الإلكترونية ليتحول إلى مفهوم التصرف الإلكتروني في الوثائق لتشمل عملية المسح والتحويل إلى وثائق رقمية الوثائق النشطة والجارية والنهائية والتاريخية.
  • المرحلة الثالثة: في عام 1994 تحولت التسمية إلى التصرف الإلكتروني في الوثائق الإلكترونية والمعلومات ولذلك بسبب ظهور الملفات الوثائقية الإعلامية والتسجيلات الإلكترونية، لتعالج كغيرها من الملفات.

ظهرت تقنيات جديدة عززت عملية الأرشفة الإلكترونية مثل تقنية تحويل الملفات (dox, xls, xlm) حيث أصبح من الممكن تحويلها إلى وثائق مصورة أو رقمية عبر الطابعة الافتراضية virtual print لتتحول الوثيقة إلى التنسيق القياسي pdf. كما ظهرت تقنية Character Recognizing ORC وهي تقنية التعرف الضوئي على الحروف التي من شأنها أن تحول الصورة الرقمية إلى نصوص قابلة للتغير وتسهيل التعامل مع شكلها ومحتواها.


أنواع الأرشفة الإلكترونية

تنقسم الأرشفة الإلكترونية إلى نوعين هما:[٦]

  • الأرشيف الأصلي المنتج إلكترونياً المحدث عبر تجهيزات digital born، أي التطبيقات والتسجيلات الإلكترونية المنشئة بتقنيات الحاسوب بمختلف أشكالها كما حُدد لها طرق حفظ ومعالجة وبحث واسترجاع إلكترونية كغيرها من الوثائق.
  • الأرشيف الورقي الأصل المحول إلى رقمي أو إلكتروني، حيث يتم تصوير الوثائق الورقية باستخدام الماسح الضوئي scanner، تستخدم هذه التقنية بالوثائق ذات القيمة الاستراتيجية الواجب حفظها لمدىً طويل.


مميزات الأرشفة الإلكترونية

  • حفظ الملفات والوثائق من الضياع وتجنباً لتلفها.
  • سهولة الرجوع أو البحث عن أي وثيقةٍ أو ملف بأكثر من طريقة كالبحث عن الاسم أو الموضوع أو الرقم المرجعي وغيرها.
  • الاسترجاع المرن والسريع والمباشرة لأي وثيقة.
  • إمكانية تجميع وتحويل المعلومات إلى كقاعدة بيانات مرجعية عند الحاجة إليها للاستفادة منها.
  • توفير الحيز المكاني والوقت والجهد الذي كان يستخدم في الأرشفة التقليدية.
  • إمكانية ربط أقسام المؤسسة مع بعضها بجميع فروعها رغم تباعد المسافات.


مراحل الأرشفة الإلكترونية

تمر ألية التحول إلى الأرشفة الإلكترونية بمرحلتين أساسيتين ندرجهما تالياً:[٧]

مرحلة التخطيط

  • تبدأ مرحلة التخطيط بدراسة ومسح وحصر الوثائق لتحديد الأولويات والوثائق ذات الأهمية لتحويلها من ورقية إلى إلكترونية، ليتم بعد ذلك اختيار ووضع خطة لحفظ الوثائق، أي إنشاء قواعد زمنية للملفات من حيث مدة حفظها وتحديد تواريخ ترحيلها وإتلافها.
  • كما يتم في هذه المرحلة اختيار وتجهيز البرمجيات والأليات المختصة في الأرشفة الإلكترونية والوثائق والنظم الرقمية، وأخر إجراءات هذه المرحلة هي إعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها معالجة الوثائق الإلكترونية وحفظها.

مرحلة التنفيذ

  • تبدأ مرحلة التنفيذ بتحضير الوثائق الورقية ونقلها من أماكن حفظها إلى أماكن تنفيذ المشروع، لتبدأ بعد ذلك عملية المسح الضوئي لتحويل الوثائق الورقية إلى صور رقمية ليتم تخزينها على أجهزة الحاسوب بنظامٍ رقمي متكامل ومندمج لتتم معالجتها، وفي نفس الأثناء التي تتم فيها مرحلة المسح الضوئي تتم مراقبة الجودة وتدقيق الوثائق والمقارنة بينها وبين الأصلية لتجنب أي اختلاف أو نقص.
  • ليليها مرحلة الفهرسة للوظائف بناءً على مواصفات محددة وبالاعتماد على برمجيات مختصة تربط بين الوثيقة مع البيانات أو الرموز المشفرة المتعلقة بها، لتنتهي هذه العملية بحفظ وتخزين الوثائق بطرق تخزين مختلفة منها ذاكرة الحاسوب أو الأشرطة الممغنطة والمدمجة، أو في النظم المركزية كطريقة حفظٍ احتياطية.
  • بعد الانتهاء من مرحلة التخزين والحفظ تتم إعادة الوثائق والملفات إلى أصولها قبل عملية المسح الضوئي وذلك بإعادة تدبيسها وجمعها مع بعضها بملفاتها الأصلية.

المراجع

  1. ↑ Brien Posey, important aspect of a,is a candidate for archiving. "data archiving", techtarget., Retrieved 27/1/2022. Edited.
  2. ↑ "The True Meaning of Electronic Archiving (EDMS)", infiniteecm., 9/6/2011, Retrieved 27/1/2022. Edited.
  3. ↑ Johnny Yu, important aspect of a,is a candidate for archiving. "data archiving", .techtarget., Retrieved 27/1/2022. Edited.
  4. ↑ Stan Garfield (15/6/2017), "Archiving, Document Management, and Records Management", stangarfield, Retrieved 27/1/2022. Edited.
  5. ↑ "Electronic Archiving", home, Retrieved 27/1/2022. Edited.
  6. ↑ "An Information Life-Cycle Approach: Best Practices for Digital Archiving", quod, 6/2000, Retrieved 27/1/2022. Edited.
  7. ↑ "Pros and cons of electronic document storage", accessrecordsmanagement., Retrieved 27/1/2022. Edited.