تحديات الأرشفة الإلكترونية
يتم استخدام الأرشفة الإلكترونية بشكل يومي من قبل مختلف الشركات، أو الأفراد، حيث تتمتع طريقة الأرشفة هذه بالعديد من المزايا، ولكنها تحتوي على بعض العيوب، أو التحديات أيضًا،[١] ومن أبرز تحديات هذا النوع من الأرشفة ما يأتي:[٢][٣]
المخاوف الأمنية
تعتبر عملية تأمين البيانات الموجودة في الأرشيف الإلكتروني معقدة جدًا، وتحتاج إلى العديد من العمليات لتأسيسها، وتحتاج إلى وقت عمل طويل، وقد يتم إرسال بعض السجلات الإلكترونية إلى الأشخاص الخطأ بالصدفة، مما يؤدي إلى تهديد أمن هذه البيانات، وجعلها متاحة لأشخاص غير مرغوبين.
صعوبة التوقيع على السجلات
تحتاج بعض الشركات إلى طباعة الوثائق المخزنة إلكترونيًا لتوقيعها أو ختمها عند الحاجة لذلك، وتستغرق هذه العملية بعض الوقت حتى يتم طباعة هذه الوثائق وتوقيعها، وتسليمها.
التكلفة العالية
تحتاج الشركات إلى دفع تكاليف كبيرة عندما تقرر حفظ كافة ملفاتها بشكل إلكتروني، وتحديدًا إذا كانت هذه البيانات كبيرة جدًا، كما تحتاج هذه الملفات إلى المسح الضوئي، وتحويل البيانات إلى تنسيق رقمي للتمكن من حفظها إلكترونيًا، وتتطلب هذه العلميات شراء أجهزة باهظة الثمن، ويكون عمر هذه الأجهزة قصيرًا نوعًا ما، فتحتاج الشركة إلى تغيير هذه الأجهزة، أو صيانتها بشكل مستمر، مما يزيد من تكلفة هذه العملية.[٤]
الحاجة إلى تدريب طاقم العمل
تحتاج عملية الأرشفة الإلكترونية إلى توظيف موظفين ذو خبرة عالية في هذا المجال، ويجب تدريب الموظفين بشكل مستمر ومتقن ليتمكنوا من تأدية وظيفتهم بشكل صحيح، وتجنب الوقوع في الأخطاء.
صعوبة توفير مكان مناسب لحفظ الوسائط المخزن عليها
تحتاج الوسائط التي يتم تخزين البيانات عليها إلى الحفظ في مكان يتمتع بخصائص معينة، حيث يجب أن يتم حفظها في مكان نظيف، ويوجد به تهوية جيدة؛ لمنع تلف هذه الوسائط، وفقدان السجلات المخزنة عليها.
توفير شبكة آمنة لحفظ الملفات
تحتاج كل شركة تعتمد على هذا النظام في الأرشفة إلى توفير شبكة خاصة، وآمنة لحفظ المستندات، حيث تساعد الشبكة الآمنة على حماية البيانات من الهجمات الإلكترونية، أو تعرضها للسرقة، أو الإتلاف.
أهمية التحول إلى الأرشفة الإلكترونية
فيما يلي أبرز المعلومات المتعلقة بأهمية التحول إلى الأرشفة الإلكترونية: [٥]
تقليص البيانات
تحتاج عملية التخزين التقليدية إلى العديد من الأوراق، ويتم تخزين عدد كبير من البيانات فيها، ولكن من أهم مميزات عملية الأرشفة الإلكترونية القدرة على عدم تكرار البيانات، أو حفظ البيانات الغير مهمة، أو القديمة.
إمكانية الوصول
يعتبر من الصعب الوصول إلى السجلات الإلكترونية الورقية في حال عدم التواجد في المكان الموجودة فيه هذه السجلات، بينما تتميز الأرشفة الإلكترونية بأنها تسمح للأشخاص المعنيين بالوصول إلى البيانات من مختلف الأماكن، وفي أي وقت، وباستخدام مختلف الأجهزة.
المرونة في التعامل مع الملفات
تستطيع الشركات التي تعمل على هذا النظام التعامل مع العمليات بكل سهولة، ويمكنها تنفيذ الخطط، والمتطلبات الجديدة بكل سهولة عند استخدامها للأرشفة الإلكترونية.
المراجع
- ↑ "Electronic Records – Challenges and Solutions", Managing business archives, Retrieved 7/2/2022. Edited.
- ↑ "HomeBusinessElectronic archiving: advantages and disadvantages", Medb strategy, Retrieved 7/2/2022. Edited.
- ↑ "Identifying And Overcoming The Challenges Of Electronic Records", Gov events, Retrieved 7/2/2022. Edited.
- ↑ "Pros and cons of electronic document storage", Access records management , Retrieved 7/2/2022. Edited.
- ↑ "Electronic Archiving", Home.kpmg, Retrieved 7/2/2022. Edited.
