أنواع الوثائق الإلكترونية

يتم إصدار المستندات والوثائق الرقمية أو الإلكترونية لخدمة أغراض متنوعة حيث يحتوي كل ملف منها على ميزات ووظائف خاصة به، ومن أكثر الوثائق الإلكترونية شيوعاً ما يأتي:[١]


سجلات الموظفين

هي الملفات التي تضم جميع المعلومات الخاصة بموظفي المؤسسة، ويقوم قسم الموارد البشرية بإدارتها، فهي تتضمن سجلات الموظفين وتفاصيل حول طلب الموظف والوصف الوظيفي وبيانات الراتب ووثائق التوظيف وتقييمات الأداء وسجلات التعويض وجميع هذه التفاصيل يتم الحفاظ عليها من خلال التوثيق الرقمي الذي يوفر حماية كافية لها.


المستندات القانونية

يتم تحويل المستندات القانونية إلى الصيغة الرقمية لضمان عدم تداخلها مع سجلات الموظفين أو أية وثائق أخرى مرتبطة بالموظفين وذات طبيعية قانونية، وتشمل المستندات القانونية مستندات زيادة الكفاءة التي يتم تخزينها في قاعدة بيانات قابلة للبحث، كما تقلل رقمنة المستندات من التكاليف، وتقدم تجربة أكثر سلاسة للعميل.


الاتصالات الداخلية

تستخدم عبارة "الاتصالات الداخلية" (Internal communications)، لوصف مجموعة من اتصالات الفريق والتعاون بين أفراده داخل المكتب، ويتم تبادل مجموعة متنوعة من المعلومات في هذه الاتصالات مثل كتيبات الموظفين والمذكرات من أعلى إلى أسفل واتصالات الأزمات وغيرها، وتعمل إدارة المستندات الرقمية على تعزيز استراتيجية الاتصال الداخلي للشركة وتبسيطها وزيادة القدرة على مشاركة المعلومات مع الزملاء في غضون ثوانٍ معدودة.


الفواتير

يتم استخدام الفواتير الرقمية لتقليل الحاجة لمسح المستندات الفردية ضوئيًا في نظام الشركة وتسهيل ترجمتها واستخدامها في أماكن أخرى، كما أنها تضمن صحة جميع التفاصيل الواردة فيها مثل رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والمبلغ المدفوع، وتوفر الفواتير الرقمية تكاليف الطباعة والتغليف والبريدـ بالإضافة إلى تقديم خدمات الدفع من بنك المستلم عبر الإنترنت أو حساب مالي مشابه.


ما هي الوثائق الإلكترونية؟

الوثيقة أو المستند الإلكتروني (E-document) هي المستندات والوثائق المخصصة التي يتم تبادلها بين الشركاء التجاريين بشكل إلكتروني، وهي مختلفة عن ملفات PDF أو ملفات الصور من حيث قابليتها للقراءة آليًا وطريقة تبادلها التي عادةً ما تكون عبر البرامج أو الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت وليس من خلال البريد الإلكتروني، وتوجد أنواع لا حصر لها للوثائق الإلكترونية مثل طلبات الشراء، والفواتير بأنواعها، وسندات الائتمان، وفواتير التصحيح، وإشعارات استلام البضائع، وتعليمات الدفع، وتعتمد المستندات الإلكترونية التي يتم تبادلها على العمليات واللوائح المحلية، وتختلف الممارسات والمتطلبات الحكومية بشأن وثائق الأعمال الإلكترونية باختلاف البلد الذي يتم إصدارها فيه.[٢]


الفرق بين الوثائق الإلكترونية والورقية

لا يختلف محتوى المستندات أو الوثائق الإلكترونية عن المستندات الورقية ولكنها تخضع للاكتشاف إلكترونيًا، أما من الناحية القانونية والفنية، فيوجد اختلافات جوهرية بينهما، ومن أبرز هذه الاختلافات ما يأتي:[٣]

  • يمكن تخزين بيانات في المستندات الإلكترونية ذات حجم أكبر بكثير من التي يمكن تخزينها في المستندات الورقية.
  • تتواجد مجموعة متنوعة من المستندات الإلكترونية أكبر من أنواع المستندات الورقية حيث يمكن أن تحتوي على الملاحظات والمذكرات والخطابات والمقالات والأوراق والصور وقواعد بيانات وجداول بيانية ومقاطع فيديو وروابط لعنوان الويب وغيرها.
  • تحتوي المستندات الإلكترونية على سمات لا تتواجد في المستندات الورقية والتي يطلق عليها اسم "البيانات الوصفية" مثل اسم المؤلف وتاريخ إنشاء المستند وتاريخ آخر وصول للمستند وغيرها، والتي لا تقوم المستندات الورقة بالكشف عنها.
  • المستندات الإلكترونية أكثر كفاءة من المستندات الورقية بناءً على عدة عوامل؛ مثل إشغالها لمساحة أقل وسهولة التغيير والتعديل فيها وقلة تكلفة التوصيل وسهولة وسرعة البحث فيها.
  • عمر المستندات الإلكترونية أطول، ويصعب تدميرها مقارنة بالمستندات الورقية، حيث إن المستندات الورقية معرضة للإتلاف بسهولة سواء بسبب التدخل البشري كالتمزيق أو السرقة أو بفعل حادث طبيعي مثل الفيضانات والحرائق.

المراجع

  1. ↑ Meredith Kane, "What is a Digital Document? ( 5 Examples)", imageapi, Retrieved 9/2/2022. Edited.
  2. ↑ Nazar Paradivskyy (23/11/2020), "What is an e-document?", pagero, Retrieved 9/2/2022. Edited.
  3. ↑ Difference between Electronic and Paper Documents.html "The Difference between Electronic and Paper Documents", seas.gwu, Retrieved 9/2/2022. Edited.