استخدامات البريد الإلكتروني
يعتبر البريد الإلكتروني أداة رائعة، إذا تم استخدامه بشكل صحيح، وقد يستخدم الكثير من الأشخاص البريد الإلكتروني كقناة اتصال في مكان العمل بشكل أكبر الآن، وخاصة بعد أن بدأ الكثير من الموظفين بالعمل عن بعد، وعادةً ما يستخدم البريد الإلكتروني كشكل من أشكال الاتصال أحادي الاتجاه، بمعنى أنه لا يسمح بالتبادل الفوري للأفكار مثل المكالمات أو الاجتماعات الشخصية أو الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت، كما ويعتبر البريد الإلكتروني أداة لوجستية، وأداة لتنسيق المشاريع المختلفة، وغيرها من الاستخدامات والفوائد.[١]
وفيما يلي أهم استخدامات البريد الإلكتروني:[٢][١]
- أداة اتصال يمكن استخدامها في أي وقت من اليوم، حيث يمكن للشخص قراءة البريد والرد عليه بما يناسبه، مما يجعل البريد الإلكتروني يحترم وقت الفرد، وأداة لتجنب الاتصالات غير الضرورية.
- يمكن من خلال البريد الإلكتروني وبنقرة واحدة، إرسال البريد إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني، مما يساعد في الحفاظ على جهات الاتصال بسهولة، كما ويتم ذلك بدون تكلفة على الإطلاق، وفقط يجد أن يكون النظام متصلاً بالإنترنت.
- من الناحية التعليمية، يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتقدم للقبول وتلقي النتائج وعروض العمل.
- أداة اتصال مفيدة أيضًا للمتابعة المهنية بعد اجتماع أو مقابلة.
- بخلاف الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية، يسمح البريد الإلكتروني للمستخدمين بالتصفية أو الفحص، مما يعني إمكانية إنشاء عوامل تصفية تمنع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها مثل البريد العشوائي أو البريد غير المهم، من الوصول إلى صندوق الوارد.
- يعد البريد الإلكتروني مفيدًا للتواصل الجماعي، أو أداة اتصال من شخص إلى عدة أشخاص، مما يسمح للمستخدمين بإرسال المعلومات والرسائل إلى عدد كبير من العملاء المحتملين أو العديد من الزملاء الذين يعملون في فريق.
- يعد إرسال المستندات والصور والروابط عبر البريد الإلكتروني أمرًا سهلاً، وذلك من خلال استخدام الماسحات الضوئية وغيرها من التقنيات.
مفهوم البريد الإلكتروني
يُعرَّف بروتوكول البريد الإلكتروني (Electronic Mail) أو ما يُشار له بالاختصار (Email)، بأنّه عبارة عن خدمة يُمكن من خلالها إرسال واستقبال رسائل إلكترونية عبر شبكة اتصالات معينة، وباستخدام أنواع مُختلفة من التطبيقات والبرامج، ويتمّ تبادل رسائل البريد الإلكتروني من وإلى أيّ شخص يمتلك عنوان بريد إلكتروني حول العالم، وقد تحتوي رسالة البريد الإلكتروني على ملفات مُضمنة بداخلها، أو صور، أو نصوص كتابية، حيث تحتوي معظم أنظمة البريد الإلكتروني على مُحرر أولي لتحرير النصوص، وإجراء مختلف التعديلات عليها كتغيير لون الخط، وحجمه، وغيرها من التعديلات الأخرى.[٣]
نصائح لإدارة البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح
فيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعد على عملية إدارة البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح:[٤][٥]
- امسح البريد الوارد، بشكل دوري للتقليل من الفوضى والضغط، وعدم لا تخزين رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بالمستخدم، بل يمكن نقلها إلى مجلدات.
- من الصعب إدارة المجلدات الكبيرة ويتم فتحها ببطء في البريد الإلكتروني.
- إدارة عملية التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم، وبشكل متكرر.
- يجب ألا يشعر الموظفون بضرورة الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور، أو خارج ساعات العمل، أو أثناء الإجازة، وما إلى ذلك.
- تجنب إعادة توجيه أو إنشاء رسائل خداعية أو عمليات احتيال أو فيروسات أو أنواع أخرى من الرسائل الاحتيالية عن قصد.
- تجنب تزوير الرسائل أو إخفاء هوية الحساب.
- تجنب إرسال رسائل متسلسلة أو بريد عشوائي أو بريد إلكتروني مزعج.
المراجع
- ^ أ ب "What Are the Uses of Email?", reference, 25/3/2020, Retrieved 6/2/2022.
- ↑ Priya Pedamkar, "What is Email?", educba, Retrieved 6/2/2022.
- ↑ "Email", techterms, Retrieved 12/5/2022. Edited.
- ↑ "Guidance on effective use of email", liverpool, Retrieved 6/2/2022.
- ↑ "Appropriate Use of Email", connect, Retrieved 6/2/2022.
