مزايا التوثيق الإلكتروني

مزايا التوثيق الإلكتروني

فيما يلي ذكر لأهمّ المزايا الناجمة عن استخدام خاصية التوثيق الإلكتروني في الدوائر الحكومية والمؤسسات:^[١]

• العثور على المعلومات المطلوبة بأسرع طريقة ممكنة: كل الأعمال بشكلٍ عام تحتاج إلى وصول سريع إلى المعلومات الهامة؛ إلاّ أنّ عملية الفرز عبر خزائن الملفات وأكوام الأوراق تؤدي إلى ضياع الكثير من الوقت، وكنتيجةٍ لذلك يتم تفويت المواعيد المهمة بسبب النظام التنظيمي غير الفعّال، وبالتالي بدأت الشركات استخدام خدمات مسح المستندات بالاستعانة بنظام إلكتروني حيث تتمكن هذه الأنظمة من البحث والعثور على المعلومات المطلوبة بسرعة.
• القيام بتنسيق المستندات بشكل متناسق: قد يحدث تغيير في إعدادات المستندات نتيجة لتحديث نظام الشركة وبالتالي هذا سيؤدي إلى حدوث نوع من الفوضى في ترتيب المستندات، لذلك فإنّ نظام التوثيق الإلكتروني يُوفّر وصولاً فوريًا إلى أحدث قوالب المستندات في أسرع وقت.
• ضمان الحصول على نسخ احتياطية آمنة من المستندات: يضمن استخدام نظام التوثيق الإلكتروني أنّ معلومات الشركة ستكون آمنة ويُمكن الوصول إليها في أي وقت، إذ يُمكن أن يكلّف فقدان الوصول إلى المعلومات التجارية الشركة كل شيء؛ لذلك من الضروري استخدام نظام تخزين آمن.
• الحرص على وصول المعلومات لجميع الأطراف المتعاونة: يجب على الشركات تقديم تقارير بشكلٍ دائم إلى المستثمرين والمتعاونين الخارجيين، وغالبًا ما يؤدي نظام التخزين غير الفعّال إلى إبطاء جمع المعلومات المطلوبة لهذه التقارير، لذلك فإنّ إدارة الملفات إلكترونيًا يُساعد على ضمان وصول جميع الأطراف إلى نفس المعلومات بشكلٍ منظّم.
• التوفير في التكاليف: إنّ تخزين كميات كبيرة من الورق يُكلّف مالاً ويأخذ مساحة كبيرة؛ لذلك فإنّ كل عمل يريد خفض التكاليف حيثما أمكن عليه الاستفادة من خدمة تخزين المستندات الإلكترونية.
• التعزيز من أمان المعلومات: حيث أنّ إرسال المستندات المهمة عبر البريد الإلكتروني يُعرّض بيانات الشركة للاختراق ويؤدي ذلك إلى تكليف الشركات مليارات الدولارات في كل عام، لذلك فإنّ تخزين البيانات إلكترونيًا يُساعد على ضمان تخزين المستندات بأمان وبعيدًا عن أيدي المخترقين.

تعريف نظام إدارة المستندات الإلكترونية

نظام إدارة المستندات الإلكترونية (بالإنجليزية: electronic document management system) هو نظام برمجي يُستخدم لتنظيم وتخزين أنواع مختلفة من المستندات، ويُعدّ هذا النظام هو نوع أكثر تحديدًا من نظام إدارة المستندات لوحده، وهو نوع أكثر عمومية من نظام التخزين حيث يساعد المستخدمين على تنظيم وتخزين الورق أو المستندات الرقمية.^[٢]

الهدف من عملية التوثيق الإلكتروني في مجال الصحة

تهدف تقنيات التوثيق الإلكتروني إلى خدمة متخصصي الرعاية الصحية بشكل أساسي؛ وذلك عن طريق مساعدة مقدمي الرعاية الصحية في تنظيم السجلات الصحية الإلكترونية، ونقاط الرعاية، والوصفات الإلكترونية، إضافةً إلى سجلات الأدوية، إذ يؤدي استخدام نظام التوثيق الإلكتروني الصحي تحديدًا إلى توفير بعض السجلات الصحية الإلكترونية لأحد أفراد الأسرة، المصرح لهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الصحية على بوابة المريض، وبالتالي فإنّ ذلك يُوفّر توثيقًا أكثر دقة، ويُقلّل من الأخطاء والوقت المستغرق في التوثيق.^[٣]