كيفية تطبيق استراتيجية العصف الذهني الإلكتروني

نُشر في 31 يناير 2022 ، آخر تحديث 22 مايو 2023

استراتيجية العصف الذهني الإلكتروني

يمكن إجراء العصف الذهني الإلكتروني من خلال الخطوات الآتية:^[١]

الخطوة الأولى: تحديد الحضور

يختلف نوع الحضور بناءً على الغرض من الجلسة، إذ يجب التأكد من أن الفريق الذي تختاره يضم أفرادًا لديهم مهارات وخبرات مختلفة ذات صلة بالموضوع المراد طرحه، ويمكن تضمين مزيج من المشاركين المبدعين وغير المبدعين، الانطوائيين والمنفتحين؛ وهذا سيؤدي هذا إلى توافر إجابات أكثر تنوعًا، ومن المهم أن تبذل جهدًا لتأكيد حضورهم قبل موعد الجلسة.

الخطوة الثانية: إرسال بريد إلكتروني تمهيدي إلى الاجتماع

تهدف هذه الخطوة إلى السماح للفريق بالاستعداد للجلسة مسبقًا، ويجب أن يتضمن البريد الإلكتروني تفاصيل تشرح الهدف من الجلسة، وأي مواد داعمة وجدول الجلسة التنظيمي، والأدوات أو الموارد ذات الصلة وبطاقة الدعوة، فبمجرد إرسال البريد الإلكتروني يلزم التحقق من أنهم تلقوا الدعوة، ويمكن جعلها فرصة لتذكيرهم بإجراء بعض الأبحاث حول الموضوع.

الخطوة الثالثة: اختر أداة فعالة لتبادل الأفكار عبر الإنترنت

التأكد من أن الأداة المختارة قوية بما يكفي لتلبية احتياجات فريق العمل عن بُعد سواء كانت نظام أساسي للمراسلة أو مكالمة جماعية عبر الفيديو أو غيرها.

الخطوة الرابعة: حدد مهلة زمنية والتزم بها

من المهم احترام الجدول الزمني للمشارك؛ لأن أي وقت إضافي يقضيه في الاجتماع سيقتطع من وقته الشخصي، وأحيانًا لا يكون الأعضاء دائمًا في نفس المنطقة الزمنية، فمثلاً استغراق نصف ساعة إضافية لاختتام الاجتماع قد يلغي ساعة الغداء على أحدهم.

الخطوة الخامسة: الاعتماد على طرق العصف الذهني المناسبة

لا يمكن لجميع تقنيات العصف الذهني العمل هنا فمثلا قد يكون أسلوب مثل اقتحام الأدوار هو الأفضل إذا كان الجميع في نفس الغرفة، كما أنه لكل تقنية استخدام خاص، فعلى سبيل المثال تعمل الخرائط الذهنية بشكل أفضل لتوليد الأفكار، بينما قد تساعد تقنية مثل تحليل الأسباب والنتائج في حل مشكلة أو العثور على السبب الأساسي لمشكلة ما، وفيما يأتي قائمة بالأدوات المفيدة لتوليد الأفكار:

أسلوب الأسئلة الخمسة.
تحليل السبب والنتيجة.
مخطط لوتس.
قبعات التفكير الست.
المخادع.

الخطوة السادسة: اختتام الاجتماع

بعد جمع أكبر قدر من المعلومات، يجب فرزها وتلخيصها ويمكن أن يساعدك مخطط التقارب في تصنيف البيانات وترتيبها حسب الأولوية وتقديم النتائج إلى الفريق.

مفهوم العصف الذهني

العصف الذهني هو طريقة لتكوين الأفكار وتبادل المعرفة لحل مشكلة معينة، حيث يتم فيها تشجيع المشاركين على التفكير بشكل مستمر، ويمثل نشاطًا جماعيًا يشارك الأشخاص فيه أفكارهم بمجرد أن تتبادر إلى أذهانهم، وفي ختام الاجتماع يتم تصنيف الأفكار وترتيبها لمتابعة الإجراءات، وعند التخطيط لجلسة عصف ذهني من الضروري تحديد الموضوع الذي سيتم تناوله بشكل واضح، حيث يمكن للموضوع المحدد للغاية أن يخصص مجالات التفكير، في حين أن الموضوع غير المحدد لن يولد ما يكفي من الأفكار القابلة للتطبيق بشكل مباشر، كما أن تكوين المجموعات يجب أن يشمل الأشخاص المرتبطين مباشرة بالموضوع، وأولئك الذين يمكنهم المساهمة بأفكار جديدة وغير متوقعة.^[٢]

مفهوم العصف الذهني الإلكتروني

تم إدخال العصف الذهني الإلكتروني (EBS) مؤخرًا إلى المؤسسات كوسيلة لتكوين الأفكار؛ بحيث تستخدم أجهزة الكمبيوتر لتوصيل الأعضاء ببعضهم البعض والسماح بالتفاعل وتبادل الأفكار، ويتم استخدامه كجزء من الاجتماعات المنظمة، ويعطي الفرصة لجمع الأفكار وتنظيمها واتخاذ القرارات لاحقًا، بالإضافة إلى أنه يقلل من الوقت المستغرق للاجتماع، ويزيد من الإنتاجية، ويسمح بالتركيز على الأفكار بدلاً من الأشخاص الذين كوَّنوها.^[٣]

أدوات العصف الذهني الإلكترونية

هل سبق لك أن مررت باجتماع افتراضي ولم تستطع تحديد اللحظة المناسبة لتتحدث بها؟ أو أنك انتظرت طويلاً أو تحدثتم جميعًا في وقت واحد عن غير قصد، إذا لم يكن لديك برنامج فيديو جيد قد يحدث ذلك ببساطة لأن المشاركين لا يمكنهم رؤية تعابير وجه بعضهم البعض، حيث تشكل تعابير الوجه ولغة الجسد 55% من التواصل، لذلك يلزم التأكد من أن إعداد مؤتمرات الفيديو يحتوي على فيديو وصوت ديناميكيين،^[٤] وفيما يأتي بعض أدوات العصف الذهني الافتراضية التي يمكنك استخدامها:^[٤]