الوثيقة الإلكترونية
تُعرف الوثيقة الإلكترونية (بالإنجليزية: Electronic Document) بأنها تلك المعلومات المتداولة بشكلٍ رقمي مع مؤسسة، أو جهة ما، وقد تتضمن هذه المعلومات؛ بيانات، أو نصوص، أو أصوات، أو برامج، أو رموز، أو برامج كمبيوتر، أو قواعد بيانات، ومن الجدير بالذكر أنّ محتوى هذه الوثيقة لا بُدّ من أنّ يكون واضحاً، ومحدد.[١]
أهمية استخدام الوثائق الإلكترونية
يوفر استخدام الوثائق الإلكترونية العديد من الفوائد، ومنها ما يأتي:[٢][٣]
نسخ المعلومات احتياطيًا بشكلٍ موثوق
غالبًا ما يتم الكشف عن النسخ الاحتياطي الخاطئ للمعلومات في وقت متأخر، وعندما يكون المحتوى مفقودًا، لذلك تُعد القدرة على إنتاج نسخ أصلية وواضحة من السجلات مطلبًا تنظيميًا، وباستخدام الوثائق الإلكترونية يمكن إنشاء نسخ احتياطية بسهولة للتخزين خارج الموقع.[٢][٣]
زيادة التحكم والأمان
حيثُ إنّ بعض المعلومات تكون حساسة للغاية، لذلك لا بُدّ من توفير الأمان، والتحكم الفعال في المعلومات التي يمكن استرجاعها، وباستخدام الوثائق الإلكترونية يمكن تعيين أذونات لكل مستند، أو مجلد.[٢][٣]
تسهيل التعاون
حيثُ إنّ القدرة على إنشاء، وتنفيذ مهام سير عمل المعلومات، يؤدي إلى تحسين التعاون الداخلي، والخارجي، فعلى سبيل المثال، قد يكون الموظف، أو المدير قادرًا في أي وقت على تحديد مكان وجود مستند ما في عملية الموافقة.[٢][٣]
توفير الوقت
حيثُ إنّ استخدام الوثائق الإلكترونية يمكن الموظفون الذين يعملون في مواقع بعيدة من الوصول الفوري إلى المستندات التي يحتاجون إليها، وذلك من خلال البحث عن الملفات، أو المستندات من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم بدلاً من البحث يدويًا في خزائن الملفات.[٢][٣]
تقليل تكاليف الأرشفة
قد تحتاج إدارة المستندات الورقية، وأرشفتها إلى عمالة كثيفة، والتي بدورها تتطلب تكلفة إضافية، بينما عند استخدام الوثائق الإلكترونية يمكن تحسين معالجة السجلات المؤرشفة، وتخزينها، واسترجاعها، بشكلٍ فعال.[٢][٣]
تحسين التحكم في الإصدار
يساعد استخدام الوثائق الإلكترونية على البحث السريع عن مستند، أو ملف معين، مما يسمح للمستخدمين بتحديد أي سجل هو أحدث إصدار.[٢][٣]
تحسين عملية إدارة المهام
حيثُ إنّ استخدام الوثائق الإلكترونية يُمكّن المستخدمون من تعيين المهام عند الحاجة إليها، بالإضافة إلى توفير إمكانات متقدمة لتمرير المستندات عبر المؤسسة، وتتبع تقدم هذه المستندات عبر البريد الإلكتروني. [٢][٣]
تحسين عمليات البحث
حيثُ إنّ استخدام الوثائق الإلكترونية يوفر محتوى مفهرس يساهم في العثور بسهولة على المعلومات، مما يؤدي إلى تحسين عملية اتخاذ القرار، وتقليل الوقت الضائع في البحث عن المعلومات، تستخدم معظم برامج إدارة الوثائق تقنية التعرف الضوئي على الأحرف، المعروفة اختصارًا ب (OCR)؛ وهي التقنية التي تساعد على تحويل أنواع مختلفة من المستندات؛ مثل المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا، أو الملفات من نوع PDF، أو الصور الملتقطة بواسطة الكاميرات الرقمية، إلى بيانات قابلة للتعديل، والبحث.[٢][٣]
زيادة التناسق في المحتوى
حيثُ إنه غالبًا ما يتم إنتاج المحتوى الذي يتم أرشفته إلكترونيًا بنفس الطريقة دائمًا، فعلى سبيل المثال، سيتم إرسال جميع الفواتير إلكترونيًا باستخدام نفس المعلومات المطلوبة.[٢][٣]
تقليل الأخطاء البشرية
غالبًا ما يتسبب الإدخال اليدوي للبيانات ببعض الأخطاء البشرية، والتي بدورها تكلف المؤسسات الكثير من الوقت، والمال، وباستخدام الوثائق الإلكترونية يتم ضبط هذه الأخطاء.[٢][٣]
