مكونات نظام المعلومات المحاسبي
يستخدم نظام المعلومات المحاسبي (Accounting information system) من قبل الشركات لجمع بياناتها المالية وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها، ويكون ذلك بواسطة المحاسبين، والاستشاريين، ومحللي الأعمال، ومدراء المالية، وتجدر الإشارة إلى أنّهُ يتم تدريب المحاسبين للتعامل مع نظام المعلومات المحاسبي، لتأكد من الحصول على أعلى مستوى من الدقة في المعاملات المالية للشركة وحفظ السجلات، كما يستخدم نظام المعلومات المحاسبي بهدف إتاحة البيانات المالية بسهولة للذين يُسمح لهم بالوصول إليها، وتتم هذه العمليات مع الحفاظ على بقاء البيانات آمنة.[١]
عناصر نظام المعلومات المحاسبي
يوضح ما يأتي العناصر التي يتكون منها نظام المعلومات المحاسبي:[٢][٣]
- المستخدمون: يعتبر مستخدمو نظام المعلومات المحاسبي هم أحد مكوناته، حيث يحتاج الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات الوصول إلى نظام المعلومات المحاسبي من أجل أداء مهمة معينة، كما تستخدم الإدارة العليا والمدققون والاستشاريون والسلطات الضريبية وما إلى ذلك نظام المعلومات المحاسبي من أجل جمع المعلومات التي يحتاجون إليها، ولهذا يعد كل من يستخدم النظام جزء منه.
- الأجهزة: تعد الأجهزة المستخدمة لإدخال البيانات في النظام جزء منه، مثلًا، ماسح الباركود هو جهاز يساعد على إدخال بيانات المبيعات.
- أمن المعلومات: جميع البيانات المستخدمة في نظام المعلومات المحاسبي هي حساسة للغاية ويجب حمايتها، لذا فإن عناصر التحكم في الأمان مثل الحماية بكلمة مرور أو أي حماية أخرى عالية المستوى هي تمثل جزء مهم من نظام المعلومات المحاسبي.
- الإجراءات والتعليمات: يستخدم هذا العنصر في نظام المعلومات المحاسبي لتنظيم كيفية جمع المعلومات المالية وتخزينها ومعالجتها وتوزيعها، كما وتساعد الموظفين على عملية التدريب على هذه الإجراءات، ممكن أن تكون يدوية وآلية ويمكن أن تأتي من مصادر داخلية مثل الموظفين أو مصادر خارجية مثل الطلبات عبر الإنترنت التي يقدمها العملاء.
- المكونات البرمجية: يتضمن نظام المعلومات المحاسبي مكون برمجي ضروري، وذلك لتخزين واسترداد ومعالجة وتحليل البيانات المالية للشركة.
- البيانات: غالبًا ما يحتوي نظام المعلومات المحاسبي على قاعدة بيانات لتخزين المعلومات في موقع مركزي واحد من أجل حفظ السجلات وإعداد التقارير بالشكل المطلوب، والتي تستخدم عادة لغة الاستعلام المهيكلة (SQL)، تعد قاعدة البيانات عنصرًا مهمًا في نظام المعلومات الحاسوبي، إذ تعمل على فرز البيانات الموجودة في النظام واسترجاعها لأغراض إعداد التقارير، كما أنه من الضروري أن تذهب أي بيانات تجارية تؤثر على الشؤون المالية للشركة إلى قعدة البيانات هذه، والتي غالبًا تشمل ما يلي:
- البيانات المتعلقة بالمخزون.
- معلومات حول الضرائب.
- بيانات التحقق من السجلات.
- كشوفات فواتير العملاء.
- طلبات المبيعات.
- طلبات الشراء.
- فواتير البائع.
- تقارير تحليل المبيعات.
- معلومات الرواتب.
وظائف نظام المعلومات المحاسبي
هناك ثلاث وظائف أساسية لنظام المعلومات المحاسبي والتي يمكن تلخيصها بالنقاط الآتية:[٣]
- جمع وتخزين البيانات المالية بكفاءة وبطريقة فعالة، مثل بيانات المعاملات من المستندات، وتسجيل المعاملات في دفاتر اليومية وترحيلها.
- توفير المعلومات لاتخاذ القرار، حيث يقوم نظام المعلومات المحايبي بإنتاج تقارير إدارية وبيانات مالية للمديرين وكبار المسؤولين الماليين، وصناع القرار الرئيسيين الآخرين في المؤسسة.
- وضع الضوابط اللازمة، حيث يمكن لنظام المعلومات المحاسبي أن يضع ضوابط لتسجيل البيانات ومعالجتها بدقة.
المراجع
- ↑ AMY FONTINELLE (26/4/2021), "Introduction to Accounting Information Systems (AIS)", investopedia, Retrieved 29/1/2022.
- ↑ Sourav Sinha, "Accounting Information System", educba, Retrieved 29/1/2022.
- ^ أ ب "What is an Accounting Information System? Your Guide to AIS", indeed, 2/7/2021, Retrieved 29/1/2022.
