تعريف الفاتورة الإلكترونية

تعريف الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية (بالإنجليزية: Electronic invoicing) هي نظام منخفض التكاليف لمعالجة المعاملات التي تستفيد من تكنولوجيا المعلومات، كما أنّه نظام يقوم على تحويل عملية إعداد الفواتير اليدوية أو الورقية إلى صيغة إلكترونية؛ حيث تُعتبر الصيغة الإلكترونية أكثر فاعلية في معالجة رسائل البيانات وأكثر أمانًا في الحفاظ على السجلات، أمّا بالنسبة للتعريف الصادر عن المجلس الأوروبي للفاتورة الإلكترونية فقام بتعريفها على أنّها هي عملية إرسال الفواتير عبر الوسائل الإلكترونية وتعني عملية نقلها إلى المتلقي باستخدام معدات إلكترونية لمعالجة وتخزين البيانات.^[١]

فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية

فيما يلي ذكر لأهم الفوائد التي تعود على المستخدم جرّاء استخدام الفاتورة الإلكترونية:^[٢]

• التوفير في الوقت وتكاليف الشحن والموظفين: حيث أنّ عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية تعود بالعديد من المميزات، منها: السماح للموظفين الذين كانوا مسؤولين سابقًا عن الفواتير الورقية بالعمل في وظائف أخرى، كما أنّ استخدام الفاتورة الإلكترونية يسمح للشركة بالتركيز على أعمالها الأساسية دون الحاجة إلى إنفاق مواردها على عمليات الدعم المعقّدة مثل المحاسبة، إضافةً إلى ذلك فإنّه يتم إعفاء المستلم من معالجة الفاتورة المستلمة يدويًا حيث أنّ بيانات الفاتورة يتم نقلها تلقائيًا إلى نظام المحاسبة.
• التقليل من تكاليف المواد المستخدمة في الفاتورة الورقية: حيث يتم التقليل من تكاليف الأوراق، والأغلفة، والطباعة، وغيرها.
• الدفع بصورة أسرع نتيجةً للمعالجة السريعة: حيث أنّه عادةً ما تبدأ فترات سداد الفواتير عند استلام الفاتورة، ونظرًا لأنّ الفاتورة المرسلة إلكترونيًا متاحة على الفور للمستلم فإنّ عملية الدفع تتم بصورة سريعة.
• التقليل من أخطاء الإدخال: حيث إنّه عند القضاء على عملية التدخل اليدوي يتم تقليل أخطاء الإدخال إلى حدّ أدنى.
• التبسيط من عملية الأرشفة: وفقًا للقوانين تقوم الشركات بتخزين الفواتير لعمليات التدقيق المستقبلية من قِبَل السلطات الضريبية، إلّا أنّ الفواتير الورقية بشكلٍ عام ليست مناسبة للتخزين طويل الأجل إذ قد يؤدي التلف الناجم عن الحريق أو المياه إلى فقد الفواتير المؤرشفة أي أنّ النتائج المترتبة على الشركة في مثل هذه الحالات تكون باهظة الثمن، وبالمقارنة مع الفاتورة الإلكترونية فإنّ بياناتها تكون متاحة بشكل إلكتروني وبالتالي يمكن دمجها بسهولة في نظام الأرشفة الإلكترونية.
• الحفاظ على البيئة: وذلك عن طريق التقليل من استهلاك الأوراق.

شرط تطبيق الفاتورة الإلكترونية

يُشترط على الشركات توفير برنامج محاسبي يربط كافة أقسام الشركة ببعضها من أجل تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، حيث يقوم هذا البرنامج المحاسبي بربط الحسابات العامة للشركة بنظام المخازن الذي يحتوي على كافة بيانات الأصناف، وعلى بيانات المبيعات والمشتريات، والعملاء والموردين، كما يقوم البرنامج المحاسبي بربط فواتير العملاء والموردين بنظام التحصيل والبنوك فمن خلال البرنامج المحاسبي يتم إصدار الفواتير وإرسالها إلى العملاء ومن ثم سدادها، أمّا بالنسبة للشركات التي لا تمتلك برنامجًا محاسبيًا فإنّها لا تستطيع تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية وذلك لأنّ الفاتورة الإلكترونية تُعتبر جزءًا من البرنامج المحاسبي ومكملاً له.^[٣]