ما هي مهام وحدة الأرشفة الإلكترونية؟

تُعتبر وحدة الأرشفة الإلكترونية مسؤولة عن المواد الرقمية التي يتم تقديمها إلى بقية الوحدات، لذلك تكمن مهام وحدة الأرشفة الرقمية فيما يلي:[١][٢]


  • ضمان الوصول السلس إلى الموارد الرقمية: ويكون ذلك من خلال اتباع أسلوب محدد في تخزين وتنظيم البيانات وتحليل محتواها وإعداد البيانات الوصفية، وتوفير أدوات المساعدة المناسبة وإنشاء سجلات الأوصاف وقاعدة البيانات، وتأمين مساحة تخزين متلائمة وتقديم خدمات المراجع.
  • تجميع الوثائق الورقية: من أساسيات المهام الموكلة لوحدة الأرشفة الإلكترونية هي تجميع الوثائق الورقية جميعها وتحويلها إلى نسخ إلكترونية، والمطابقة بين الوثائق الورقية والإلكترونية.
  • إدارة المجموعات الرقمية: ويتم ذلك بإنشاء قواعد البيانات، مخططات ومجموعات مبوبة ومحددة للبيانات الوصفية والمفردات وفهرستها، وممارسة رقابة الجودة البرامج والمعدات.
  • إنشاء سياسات المواد الرقمية: فمن خلال هذه السياسات والإجراءات يمكن إدارة البيانات الرقمية من جميع النواحي، مثل تخزين وحفظ واستيعاب وتنظيم ووصف ووصول إليها.
  • المحافظة على القيمة الفكرية للمواد الرقمية: يجب على وحدة الأرشفة الإلكترونية المحافظة على القيمة الفكرية والعملية للمواد الرقمية المادية من خلال تحديد الحاجة إلى القيام بعمليات دورية من الصيانة والتنظيف والتهوية التي تكفل إزالة الرطوبة والمحافظة على الموارد المادية في الوحدة.
  • الدراسات الاستقصائية: توفر الدراسات الاستقصائية الميدانية تقييماً دائماً للأنشطة والممارسات التي تقدمها وحدة الأرشفة الإلكترونية، ومعرفة ما يستجد وما تكون الوحدة بحاجته للاستمرار في التطور والتقدم ولتقديم خدماتها فطريقة مبتكرة وإبداعية.
  • الوسائل الإعلامية: تكون هذه الوحدة هي المسؤولة عن تقديم العروض الإعلامية والتوضيحية والمحادثات والمقابلات مع الوسائل الإعلامية.
  • المناسبات والاحتفالات: يقع على عاتق وحدة الأرشفة الإلكترونية التنسيق والترتيب للمناسبات والأنشطة التوعوية التي تقوم بها الوحدة، وأيضاً تقديم العروض المتاحة والترويج لها.
  • تشجيع بيئة العمل الصحية: إن العمل على توفير بيئة عمل صحية ومناسبة للعاملين في المنظمة يضمن احترام وتطوير المهارات للتعامل مع ثقافات وخلفيات أخرى.


ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

تُعرّف الأرشفة الإلكترونية على أنها تخزين الوثائق والمستندات بشكل إلكتروني بطريقة آمنة ومحافظة على الخصوصية في جميع مراحل التخزين باستخدام أساليب تنظيمية محددة، حيث يتم اعتماد مواقع متعددة لتخزين نسخ من البيانات وقواعد بيانات وبرامج مخصصة لتسهيل الوصول إلى البيانات.[٣][٤]


ما هي الفائدة من الأرشفة الإلكترونية؟

في عصر التكنولوجيا بات التحول إلى الأرشفة الإلكترونية أمراً في غاية الأهمية لما توفره من فوائد عديدة، ومنها:[٥]


  • أمن البيانات: تحقق الأرشفة الإلكترونية مستويات عالية من الأمان والخصوصية وتتيح بعض الخدمات الأخرى، من تصاريح الوصول وتتبع الدخول على البيانات.
  • تحقيق الاستدامة في العمل: أصبح موضوع الاستدامة من الموضوعات المطروحة وبشدة هذه الأيام، ويمكن تحقيق ذلك من خلال الأرشفة الإلكترونية عن طريق التخلي الكلي عن الأوراق.
  • تجنب الأخطاء البشرية: توفر الأرشفة الإلكترونية البعد عن الأخطاء البشرية من تلف أو ضياع أو التخزين الخاطئ.
  • معالجة أسرع للبيانات: يمكن الوصول إلى البيانات المطلوبة بسرعة لا يمكن مقارنتها مع الأرشفة التقليدية، حيث إن البيانات يتم البحث بها إلكترونيًا من خلال برامج خاصة.

المراجع

  1. "5201 Digital Archivist", missouristate, Retrieved 30/1/2022. Edited.
  2. "E-Archiving Unit", uqu, Retrieved 30/1/2022. Edited.
  3. "Electronic Archives", softline, Retrieved 30/1/2022. Edited.
  4. Jack E. Olson (2009), "Electronic Archive", sciencedirect, Retrieved 30/1/2022. Edited.
  5. "10 Reasons Why You Should Choose E-archive", signontab, 18/6/2021, Retrieved 30/1/2022. Edited.