كيفية كتابة البريد الالكتروني
تنسيق وهيكل البريد الإلكتروني الرسمي
هناك خمسة عناصر يجب مراعاتها عند تنسيق بريدك الإلكتروني، وهذه العناصر هي:[١]
- الموضوع: يكتب في هذه الخانة عبارة قصيرة تلخّص سبب الرسالة أو الهدف منها، ومن المهم تضمين سطر الموضوع عند إرسال بريد إلكتروني احترافي حتى تساعد المستقبل على توقع محتوى الإيميل، وتسهيل عملية على العثور على الرسالة عند البحث عنها إذا لزم الأمر.
- التحية: وهو السطر الأول من البريد الإلكتروني، وتُكتب فيه التحية للشخص المستقبل، مثل مرحبا .. ، تحياتي ...
- جسم البريد الالكتروني: هو المكان الذي تتم فيه كتابة نص الرسالة بالكامل.
- الختام: هو السطر الأخير من البريد الإلكتروني قبل التوقيع، ويجب لكل رسالة أن تضم خاتمة، ويمكن في الخاتمة تكرار أية طلبات تم طلبها من المستقبل في نص الرسالة.
- التوقيع: التوقيع هو المكان الذي يتم فيه التعريف عن النفس من خلال ذكر الاسم، والمسمّى الوظيفي، وأية معلومات أخرى ذات صلة بمعلومات الاتصال بك وعنوانك، ويجدر بالذكر أن معظم برامج البريد الإلكتروني تسمح بتعيين توقيع ثابت يُضاف تلقائيًا إلى نهاية كل بريد إلكتروني يتم إرساله.
كيفية كتابة وإرسال البريد الإلكتروني
لكتابة وإرسال البريد الإلكتروني يجب اتباع الخطوات الآتية:[٢]
- الحصول على بريد إلكتروني (إنشاء حساب بريد إلكتروني) من أحد مزودي خدمة البريد الإلكتروني المجانية على شبكة الإنترنت، حيث يمكنك الحصول على عنوان بريد إلكتروني مجاني بدون أية تكلفة، وأشهر هؤلاء المزودين هو: بريد جوجل (جيميل)، هوتميل، إيميل ياهو.
- النقر على أحد الأزرار التي تحمل أحد العناوين مثل: "إنشاء" (Compose) أو "جديد" (New) أو "رسالة جديدة" (New Message) لفتح نافذة يمكنك فيها كتابة رسالة جديدة.
- إضافة قائمة عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين عبر كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم أو المستلمين الرئيسيين في الحقل "إلى:" (To:).
- كتابة عناوين البريد الإلكتروني الأخرى في حقل "نسخة إلى:" (CC:) في حال الرغبة في عدم رغبتك بتوجيه البريد الإلكتروني بشكل مباشر إليهم، ولكن ذلك يُشير إلى أنعليهم أن يكونوا على علم أو معرفة بالمذكور في الرسالة .
- استخدام حقل "النسخة المخفية" (blind copy) (BCC:) في حال الرغبة في إخفاء عناوين البريد الإلكتروني وعدم الرغبة في أن يرى مستلمة البريد الإلكتروني قائمة بعناوين البريد الإلكتروني التي تم إرسال الرسالة إليها.
- تضمين موضوع البريد الإلكتروني في مربع "الموضوع" (subject) مع مراعاة أنه أن يكون موجزًا ، وأن يعطي المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني، مع العلم أن الرسالة التي ليس لها موضوع ستظهر في البريد الوارد للمستلم بالتصنيف "بلا موضوع" (no subject).
- كتابة نص الرسالة في مربع النص الكبير أسفل سطر الموضوع مع مراعاة أن يتضمن نص كل بريد إلكتروني تحية، ورسالة، وختامًا.
- النقر على زر "إرسال" (Send) وذلك بعد مراجعة الرسالة للتحقق من عدم وجود أخطاء إملائية، أو نحوية، والتحقق من أن الرسالة أوصلت بوضوح المسألة المطلوب طرحها.
أهم النصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية
لكتابة رسالة بريد إلكتروني ذات طباع احترافي يجب اتباع النصائح الآتية:[٣]
- أن يكون سطر الموضوع ذو مغزى: يجب التأكد من كتابة سطر موضوع ذي مغزى وأن يكون قصيرًا ولطيفًا ويلخّص سبب الرسالة.
- مخاطبة المستلم بشكل مناسب: في حال كانت الرسالة إلى زميل أو صديق فيمكن للغة أن تكون غير رسمية، أما في حال الرسائل المهنية فيجب أن تكون رسمية وتبدأ مثلاً بكلمة "Dear".
- جعل البريد الإلكتروني موجزًا ومباشرًا وذلك للحصول على أفضل فرصة للرد.
- جعله سهل القراءة عبر إضافة المسافات البادئة أو المسافات بين الفقرات لتسهيل القراءة.
- عدم استخدام اللغة العامية أو الرموز التعبيرية أو إضافة الكثير من الألوان في الرسائل الرسمية.
- إعادة قراءة البريد الإلكتروني قبل إرساله لتجنب أية أخطاء إملائية، والتحقق من أن الرسالة تحتوي على جميع المحاور المطلوب إيصالها.
- استخدام النهاية المناسبة لختم الرسالة وأفضل جملتين لذلك هما: "مع أطيب التحيات" (Best regards)، و"شكرًا لك" (Thank you) مع إضافة الاسم، ويفضّل تعيين توقيع تلقائي بحيث يظهر دائمًا في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني.
المراجع
- ↑ Indeed Editorial Team (24/5/2021), "How To Write a Professional Email", indeed, Retrieved 29/9/2021. Edited.
- ↑ "How to Write an Email", wikihow, 30/5/2021, Retrieved 29/9/2021. Edited.
- ↑ "10 Tips for Writing Professional Emails", rit, Retrieved 29/9/2021. Edited.
